Procesos que se cumplen, sin burocracia.
Escribe solo lo que mueve plata, con un diagrama por proceso: quién hace qué y los controles donde se pierde. Una página, no un manual.
Si no estás tú, nada sale igual
Cada persona hace las cosas a su manera. Uno compra de un proveedor, otro de otro; uno pesa lo que llega, otro firma sin mirar. Cuando no estás, el negocio improvisa, y ahí es donde se escapa la plata.
La solución no es un manual gordo que nadie abre. Es un diagrama corto por cada proceso que mueve plata: quién hace qué, en qué orden, y los pocos controles que evitan que se pierda. Así se hace igual, lo haga quien lo haga.
Cuatro pasos para un proceso que se cumple
El proceso de compras
El proceso donde más plata se escapa. Cuatro responsables, seis pasos y seis controles numerados. Todo cabe en una página (el mismo proceso que usamos en la guía de roles):
Los seis controles, y para qué sirve cada uno:
- Quien compra no certifica lo que llega. La recepción la hace el almacén y la aprueba el administrador, nunca el comprador.
- Toda compra se compara con un precio de referencia. Si lo supera, se pide autorización antes de ordenar.
- El dueño solo aprueba pagos sobre S/ 3,000. Lo demás lo aprueba el administrador, para no ser el cuello de botella.
Lo que más plata cuesta
El mismo diagrama de compras evita quedarte sin lo que rota y llenarte de lo que se vence. El control de la recepción (pesar o contar contra la orden) corta el faltante del proveedor.
El proceso que más mueve plata es el de producción: entrega de materiales, corte o armado y control de calidad. Un carril por puesto y un control de merma en el corte evitan rehacer trabajo.
Lo que preguntan los dueños.
¿Por dónde empiezo si nunca he escrito un proceso?
Por compras. Es donde se mueve más plata y donde más se pierde. Dibuja en una página quién pide, quién aprueba, quién recibe y quién paga, y ya tienes tu primer proceso.
¿Cuántos controles necesito en compras?
Con 6 basta: pedir solo con stock mínimo, aprobar el pedido, comparar el precio con una referencia, que el almacén certifique lo que llega, ingresarlo al kardex antes de pagar y que el dueño apruebe solo los pagos sobre S/ 3,000.
¿Por qué el que compra no debe recibir la mercadería?
Porque si la misma persona ordena y certifica lo que llega, nadie detecta el faltante. La regla de oro es separar: compra uno, recibe el almacén y aprueba el administrador.
¿Tengo que estar yo aprobando cada compra?
No. Los pagos del día a día los aprueba el administrador; tú entras solo en lo grande, sobre S/ 3,000. Así dejas de ser el cuello de botella y el proceso igual se cumple.
¿Ordenamos tus procesos contigo?
En el diagnóstico dibujamos tus procesos que mueven plata, con sus responsables y controles, en una página que tu equipo sí usa.